Beranda » Tugas » Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem Informasi Berbasis Komputer

COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM (CBIS)

Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan sebagai suatu alat bantu pengambilan keputusan dengan menggunakan Teknologi berbasis komputer.

Aplikasi utama komputer yang pertama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh 4 aplikasi lain: SIM, sistem pendukung keputusan, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kelima aplikasi inilah yang membentuk CBIS.

Unsur-unsur CBIS

  1. Manusia (Brainware)
  2. Perangkat Keras (Hardware)
  3. Perangkat lunak (Software)
  4. Data
  5. Prosedur

Sumber Daya Fisik dan Konseptual

Secara umum sumber daya yang dikelola oleh para manager ada 2,yaitu:

Sumber Daya Fisik

Adalah sumber daya yang dapat dilihat secara nyata, dapat disentuh oleh fisik sehingga dapat dimanfaatkan secara langsung oleh manusia (dalam hal ini yaitu oleh para manager). Sumber daya fisik meliputi :

  • Sumber daya manusia
  • Sumber daya material
  • Sumber daya mesin (termasuk energi dan fasilitas)
  • Uang

Sumber Daya Konseptual

Adalah sumber daya yang memiliki nilai hanya dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk dan wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Manager menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. Cara mengelola sumber daya konseptual atau informasi yaitu :

  • Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.
  • Manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
  • Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Data Vs Informasi

Data dan informasi merupakan suatu sumber daya konseptual. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai aset.

Manajer Berdasarkan Tingkatan dan Bidangnya

Keberhasilan suatu perusahaan tidak lepas dari bagaimana perusahaan tersebut mengelola sumber daya dan setiap informasi yang diterima diolah menjadi suatu informasi yang berguna. Oleh karena itu, setiap perusahaan memerlukan orang yang handal untuk mengaturnya. Orang itu disebut sebagai manajer. Secara umum manajer dapat dibagi berdasarkan 2 hal, yaitu berdasarkan tingkatan organisasional dan berdasarkan bidang fungsional.

Berdasarkan tingkatan organisasional, manajer  dibagi menjadi 3 tingkatan, yaitu :

  • Tingkat Perencanaan Strategis

Strategic Planning Level adalah istilah untuk menunjukkan pengaruh atas keputusan-keputusan  yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang.

  • Tingkat Pengendalian Manejemen

Management Control Level merupakan manajer tingkat menengah yang menyadari bahwa tanggung jawab mereka adalah mengubah rencana menjadi tindakan untuk memastikan agar tujuan mereka tercapai.

  • Tingkat Pengendalian Operasional

Operational Control Level merupakan manajer tingkat bawah yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana- rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Di tangan para manajer inilah operasi perusahaan berlangsung.

Berdasarkan bidang fungsional, manajer dibagi menjadi 5 bidang, yaitu :

  • Bidang Fungsi Keuangan (Finance)
  • Bidang Fungsi Jasa Informasi (Information Serice)
  • Bidang Fungsi Pemasaran (Marketing)
  • Bidang Fungsi Sumber Daya Manusia (Human Resources)
  • Bidang Fungsi Manufaktur (Manufacturing)

Manajer Menurut Fungsi dan Perannya

Fungsi Manajer

Menurut seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, berpendapat bahwa seorang manajer dalam mengemban tugasnya mempunyai 5 fungsi utama, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, fungsi tersebut telah diringkas menjadi 3 bagian, yaitu :

  • Perencanaan (Plan) merupakan tugas seorang manajer yang mencakup pendefinisian tujuan, penerapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoodinasikan kegiatan-kegiatan.
  • Pengorganisasian (Organize) adalah menentukan tugas apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan pada tingkat mana keputusan harus dibuat.
  • Pengarahan (Direct) adalah tugas seorang manajer untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Peran Manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu :

  • Peran Antar Pribadi yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
  • Peran Informal meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
  • Peran Pengambilan Keputusan meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

 

Keahlian Manajer

Dalam mengelola perusahaan, tentunya seorang manajer tidak dipilih secara sembarangan. Tetapi harus ada kriteria- kriteria tertentu dalam memilih seorang manajer supaya perusahaan tersebut berjala dengan baik. Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.Ketiga keterampilan tersebut adalah:

  • Keterampilan Konseptual

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

  • Keterampilan Berhubungan Dengan Orang Lain

Manajer perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

  • Keterampilan Teknis (Technical Skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :

  • Keterampilan Manajemen Waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana.

  • Keterampilan Membuat Keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah kemampuan utama bagi manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, definisikan masalah dan cari berbagai alternatif untuk menyelesaikannya. Kedua, evaluasi setiap alternatif dan pilih sebuah alternatif yang paling baik. Dan terakhir, implementasikan alternatif yang dipilih serta awasi dan evaluasi lagi agar tetap berada di jalur yang benar.

Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlah sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input, proses transformasi, dan output.

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

  • Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
  • Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan pengendalian output

  • Sistem lingkaran terbuka : suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan.
  • Sistem lingkaran tertutup : suatu sistem dengan elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

  • Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;
  • Supersistem atau suprasistem;

Untuk membedakan subsistem dengan supersistem dapat digunakan pedoman berikut :

  1. Harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?
  2. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sistem tersebut dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

  • Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik
  • Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat operasi bisnis sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

  • Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;
  • Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;
  • Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;
  • Melihat keterkaitan antar unit;
  • Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Tingkatan-Tingkatan Sistem Informasi

+ Sistem Informasi Berbasis Manual

Sistem Informasi yang mengandalkan kemampuan(akuntabilitas, ketelitian, ingatan, keuletan, dst) individu yang mengelola sistem tersebut. Masih menggunakan pensil, pulpen, kertas, dan mesin tik dalam pengelolaannya. Belum ada software untuk membantu mengelola sistem.

+ Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem Informasi yang mengandalkan kemampuan individu dibantu oleh komputer  dengan pengerjaan yang berulang-ulang, rutin, membosankan, yang membutuhkan ketekunan dan ketelitian serta berpeluang human error. Sudah memakai komputer dalam pengelolaan sistem dan printer untuk mencetak hasilnya. Sudah ada software khusus untuk membantu pengerjaan.

+ Sistem Informasi Berbasis  Jaringan Komputer

Sistem Informasi yang resource sharing, yaitu dapat diakses dan mengakses dari sistem-sistem informasi lainnya. Komputer sudah memiliki hardware dan software yang mendukung pengaksesan jaringan komputer

Sistem Konseptual dan Fisik

+ Sistem fisik :

Sistem yang memiliki wujud secara fisik dan dapat disentuh.

+ Sistem konseptual :

Sistem yang menggambarkan sistem fisik. Sistem konseptual tidak memiliki wujud dan tidak dapat disentuh.

Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi di dalamnya merupakan sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Bagaimana data dan informasi disimpan tidak penting. Yang penting adalah apa yang diwakili dari data tersebut.

Sistem fisik penting karena keberadaannya, sistem konseptual penting karena penggambarannya sistem fisik. Bayangkan apabila kita harus memeriksa barang-barang yang ada dalam gudang tanpa ada list barang. Barang-barang yang ada adalah sistem fisik dan list barang adalah sistem konseptual. Tanpa sistem konseptual kita harus mengecek ulang semua barang, namun dengan adanya list itu kita dapat langsung mengetahuinya. Tentunya sistem konseptual yang baik adalah yang dapat menggambarkan sistem fisik secara real.

Siklus Hidup Sistem

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1)      Tahap Perencanaan

Langkah-langkahnya:

-Menyadari masalah : menyadari masalah apa yang harus di selidiki  terlebih dahulu

-Mendefinisikan masalah : memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut.

-Menentukan tujuan sistem : sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai, Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum.

-Mengidentifikasi kendala system : Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.

-Membuat studi kelayakan : Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

-Menyiapkan usulan penelitian system : Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya.

-Menyetujui dan menolak proyek system : menetukan sebuah proyek perlu di teruskan atau tidak dilanjutkan.

-Menetapkan mekanisme pegendalian : menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

2)      Tahap Analisis

Analisis sistem adalah penelitian sistem yang telah ada dengan maksud dan tujuan  untuk merancang sistem baru atau untuk memperbarui sistem.

Adapun tahapannya yaitu :

1.       Mengumumkan Penelitian Sistem

2.       Mengorganisasikan Tim Proyek

3.       Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

4.       Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

5.       Menyiapkan Usulan Rancangan

6.       Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

3)      Tahap Rancangan

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru.

Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

-Menyiapkan rancangan sistem yang terinci

-Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

-Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

-Mimilih konfigurasi terbaik

-Menyiapkan usulan penerapan

-Menyetujui atau menolak penerapan sistem

4)      Tahap Penerapan

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh sumber daya  yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Adapun tahapannya yaitu :

-Merencanakan penerapan

-Mengumumkan penerapan

-Mendapatkan sumber daya perangkat keras

-Mendapatkan sumber daya perangkat lunak

-Menyiapkan database

-Menyiapkan fasilitas fisik

-Mendidik peserta dan pemakai

-Menyiapkan usulan cutover

-Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru

-Masuk ke sistem baru.

5)      Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

-Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

-Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

-Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :

a.       Memperbaiki kesalahan

b.      Menjaga kemutakhiran sistem

c.       Meningkatkan sistem

-Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

-Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :

þ   Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

þ   Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

þ   Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

þ   Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

þ   Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems)

End User Computing

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).

Perkembangan metode ini didukung oleh :

  • Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;
  • Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;
  • Perangkat keras yang harganya semakin murah;
  • Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

Daftar Pustaka

http://darkelf89.wordpress.com/2010/11/23/siklus-hidup-system/

http://nizerschu.blogspot.com/2010/01/sistemsubsistem-dan-supersistem.html

http://www.unhas.ac.id/rhiza/arsip/kuliah/ICT4All-Old-stuffs/Tingkatan%20Sistem%20Informasi.ppt

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/002._SIM-konsep_sistem.pdf

One thought on “Sistem Informasi Berbasis Komputer

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s